No mundo da gastronomia, servir uma comida deliciosa e um bom serviço já não é suficiente para fazer um restaurante de sucesso. A gestão do dia-a-dia pode ser uma dor de cabeça e requer uma organização de ferro: stocks, reservas, equipa, finanças e presença online são apenas algumas das preocupações que têm de estar no topo da nossa cabeça. Por isso, ter um software para restauração já não é um luxo, é uma necessidade.

O desafio da gestão em tempo de coronavírus

O setor da restauração é bastante competitivo e está sempre a mudar. As modas gastronômicas estão sempre a mudar, os clientes querem mais e melhor, e tudo está mais caro, por isso se poupar pode ser bom para a carteira, também pode afetar os lucros. E, gerirmos tudo na nossa cabeça já não dá e nem sequer é seguro.

A gestão, hoje em dia, passa pela automatização e pelo uso de ferramentas que nos ajudem a ser mais inteligentes na gestão do negócio. E, as soluções digitais fazem isso tudo, mas nada mais, menos nada a mais, ao juntar tudo num só sítio, ao automatizar um monte de processos chatinhos e repetitivos, ao falhar menos e ao informar o negócio com dados para fazer uma gestão mais eficiente.

Segundo a ABRASEL (Associação Brasileira de Bares e Restaurantes), o uso da tecnologia tem sido um fator de sucesso, sobrevivência e crescimento dos estabelecimentos, sobretudo, após os desafios da pandemia.

O que é um software de gestão para restauração?

Um software para restauração é uma solução tecnológica cujo objetivo é organizar os diferentes departamentos de um restaurante, bar ou outro comércio alimentar. Pode incluir módulos para:

• Gerenciamento de estoque e fornecedores
• Organização de mesas e reservas
• Comunicação com a cozinha e comandas eletrônicas (KDS)
• Recebimento de pagamentos e controle do caixa
• Dashboard de vendas e indicadores de desempenho
• Programas de fidelidade e campanhas promocionais
• Integração com apps de delivery e marketplaces

Essas funcionalidades fazem com que o restaurante opere em sinergia e de forma otimizada, mesmo durante os horários de pico.

Principais vantagens de usar um programa de gestão

• Automatização e poupança de tempo: Através da automatização de tarefas como gestão de stocks, abertura e fecho de caixa e extração de relatórios, o programa poupa a equipa para se dedicar a atividades estratégicas e ao cliente.
• Menos erros na operação: Através da ligação de dados em tempo real é possível evitar situações como entregas erradas, falhas na gestão de stocks ou mau serviço de mesa, garantindo mais rigor e qualidade nos processos.
• Maior benefício na experiência do cliente: Através da tecnologia é possível oferecer uma experiência mais simples e cómoda, desde a reserva até ao pagamento, o que ajuda a aumentar o grau de satisfação e fidelização do consumidor.
• Gestão baseada em dados: Através de relatórios especializados é possível avaliar a performance de um prato, a produtividade de uma equipa ou o comportamento do cliente, ajudando a tomar decisões mais acertadas.
• Escalar o negócio e implementar padronizar: Para um restaurante que tem mais do que uma loja, a gestão de forma centralizada permite controlar todas as lojas com um padrão e um controle, tornando mais simples a expansão do negócio.

O papel da tecnologia na 'pós-pandemia'

A pandemia serviu de catalisador para a digitalização do sector da restauração. Houve muitos restaurantes que passaram a ter uma solução de uma carta digital, fazer reservas online ou passar para o negócio do take-away como uma mais valia para o core da atividade. Este mesmo cliente continua e vai continuar a pedir e acaba por ser, para nós, uma mais valia das vantagens da tecnologia no nosso dia a dia.

De acordo com os dados da Researchgate, a utilização de tecnologia pode fazer aumentar a produtividade em até 30%, além de ter impacto na satisfação dos clientes. Por isso, apostar em tecnologia não deve ser encarado apenas como uma oportunidade, mas uma necessidade de atualização e crescimento.

Como escolher o software certo para o seu restaurante?

A escolha de um bom sistema depende muito do perfil de cada empresa. Alguns pontos importantes a considerar são:

• Funcionalidades: O sistema disponibiliza as ferramentas que precisa para a sua atividade?
• Facilidade de utilização: A interface é intuitiva e fácil de utilizar por toda a equipa?
• Assistência e suporte: Existe suporte em português, formação e atualização constante?
• Preço/qualidade: O valor a pagar está de acordo com o tamanho e a capacidade financeira do restaurante?
• Integrações: É possível integrar o sistema com as plataformas de delivery, contabilidade e meios de pagamento?

Refletir sobre estas questões permite selecionar uma solução que verdadeiramente ajude a melhorar a produtividade e a crescer o restaurante, evitando acabar com uma solução demasiado genérica ou complexa para as características do negócio.

Limites do uso do software de gestão

Apesar de mais valias, convém não esquecer que o software de gestão também tem as suas limitações. Dependendo da complexidade do programa, pode haver um período de adaptação inicial que leva alguns dias e terá de formar a sua equipa em algumas funções. Também o facto de depender de uma ligação à internet e de uma boa infraestrutura de TI pode ser uma limitação para um restaurante situado numa área onde o acesso à internet não é muito bom. Se houver problemas técnicos, falhas ou um mau suporte, também pode ser um problema para si. Por isso, tem de escolher um fornecedor de confiança e certificar-se de que a sua equipa está preparada para lidar com estas situações se elas acontecerem.

Conclusão

Quem menos se espera no sector da alimentação é que basta aquela paixão pela comida. Para conseguir estabilidade, crescer e destacar-se no mercado é necessário contar com e ou mais ferramentas que tornem a gestão mais fácil e inteligente.

O software para restauração é um parceiro de confiança, pois agrega informação em tempo real, acelera processos e personaliza a experiência do cliente. Com ele, os gestores ganham mais controle da operação e mais liberdade para se concentrar no que realmente importa: surpreender o cliente e garantir a sustentabilidade do negócio.